Publikationseintragung in EVALuna Biblio
In diesem Video stellen wir Ihnen einen Standardweg zur Publikationserfassung mit EVALuna Biblio vor. Eine ausführliche Anleitung in Textform finden Sie weiter unten. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an forschungsdekanat-evaluna@ukaachen.de.
Textanleitung Inhalt
Seit vielen Jahren wird zur Erfassung der Publikationen an der medizinischen Fakultät die Software EVALuna Biblio verwendet. Für die Eintragung benennen die Einrichtungen Verantwortliche, die diese unterjährig oder im Laufe der Erfassungsrunde, die jeweils im 1. Quartal des Jahres stattfindet, durchführen. Hier möchten wir Ihnen eine Kurzanleitung für die Arbeitsschritte in EVALuna präsentieren. Die Anleitung ist in fünf Teilschritte unterteilt und stellt den Standardweg dar, die Publikationserfassung mit EVALuna durchzuführen. Je nach Größe und Publikationen Ihrer Einrichtung und persönlichen Vorlieben, kann es sein, dass Ihnen eine andere Bearbeitungsweise besser liegt. Bitte stellen Sie in jedem Fall sicher, dass Sie zum Ende der Bearbeitung kurz prüfen, dass die Publikationsliste Ihrer Einrichtung vollständig ist. Nach Ende der Erfassungsrunde kriegen Sie nach einigen Tagen noch eine Kontrollliste übersandt. Bei Fragen, wenden Sie sich gern jederzeit an forschungsdekanat-evaluna@ukaachen.de.
Recherche
Wir starten mit der Publikationsrecherche im Web of Science, auf das Sie aus dem Hausnetz zugreifen können. Wie genau Sie diese Recherche am Besten vornehmen, kann sich von Einrichtung zu Einrichtung unterscheiden - zum Beispiel je nachdem ob Ihnen bereits eine Liste der Publikationen vorliegt. Ist dies nicht der Fall, beginnen Sie in der Regel mit einer Personensuche.
Achten Sie bei der Suche darauf, dass unter "Search in:" die "Web of Science Core Collection" ausgewählt ist - dies ist in der Regel so voreingestellt. Geben Sie den Namen (oder z.B. auch die ORCiD) der Person in die Suchmaske ein. Um keine überschüssigen Publikationen zu importieren reduzieren Sie die Publikationen auf das Jahr der Erfassungsrunde und ggf. das Folgejahr. Wählen Sie dazu die jeweiligen Jahre aus und passen Sie die Ergebnisse durch Klick auf "Refine" an. Je nachdem, ob Ihre Liste augenscheinlich nur korrekte Publikationen oder auch die anderer ggf. namensgleicher Personen enthält, kann eine weitere Filtrierung z.B. über die Affiliationen sinnvoll sein. Ist die Liste der Publikationen hinreichend bereinigt, markieren Sie alle Einträge und fügen Sie diese Ihrer Marked List hinzu. Ggf. können Sie diesselben Schritte nun für weitere Personen durchführen.
Haben Sie alle Publikationen die Sie nach EVALuna Biblio importieren möchten Ihrer Marked List hinzugefügt, so können Sie diese exportieren. Rufen Sie dazu die Marked List über das Ordnersymbol am oberen linken Bildschirmrand an und wählen Sie die Option "Documents". Exportieren Sie nun die Liste über den Button und wählen Sie die Option "Plain Text File". Wählen Sie nun unter "Record Content" die Option "Full Record". Bitte beachten Sie noch, dass gemäß der Standardeinstellung nur bis zu 50 Einträge exportiert werden. Haben Sie mehr als 50 Einträge auf Ihrer Marked List, wählen Sie die Option "Records From" und stellen Sie "1" to z.B. "1000" ein. (Wenn sich die zu importierenden Publikationen sinnvoll in Gruppen Teilen können, kann es sinnvoll sein, mehrere kleinere Publikationssets zu bilden, um Performanceprblemen bei der Zuordnung in EVALuna vorzubeugen.) Wenn alle Einstellugen korrekt sind, klicken sie auf Export - eine Textdatei mit dem Namen "savedrecs.txt" wird nun in Ihrem Download-Ordner gespeichert.
Import
Wir wechseln nun zu EVALuna Biblio. Rufen Sie die Plattform über den Link auf und loggen Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse ein. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues über die Funktion "Passwort vergessen?" per E-Mail anfordern. Wenn Sie neu zuständig sind und noch keinen Account haben, kontaktieren Sie uns über forschungsdekanat-evaluna@ukaachen.de.
Im System wählen Sie in der Navigationsleiste den Bereich "Import / Web of Science" aus. Wählen Sie Ihre Datei aus dem Web of Science aus und übertragen Sie alles durch einen Klick auf "Importieren" ins System. Der Import kann einige Zeit dauern. Sobald er abgeschlossen ist erhalten Sie eine Liste der importierten Publikationen - diese können Sie auch später noch unter "Import / Importreport" einsehen. Klicken Sie nun im Importreport auf Massenzuordnung oder wählen Sie in der Navigationsleiste oben den Bereich Zuordnung aus, um zum nächsten Arbeitsschritt zu gelangen.
Zuordnung
Auf dieser Seite finden Sie eine Liste aller Affiliationen der von Ihnen importierten Publikationen. Gehört eine Affiliation zu Ihrer Einrichtung, so wird Sie dieser mithilfe der "Drag & Drop"-Buttons auf der rechten Seite zugeordnet und abschließend abgehakt um die Bearbeitung abzuschließen. Gehört Sie nicht dazu, so kann sie ohne Zuordnung direkt abgehakt werden. Oberhalb der Liste finden Sie eine Reihe von Filtern und die Zahl der noch zu bearbeitenden Affiliationen. Diese fällt in der Regel deutlich höher aus, als die Zahl der importierten Publikationen, da die meisten Publikationen mehrere Affiliationen haben.
Die Liste der zu bearbeitenden Affiliationen lässt sich in der Regel bereits vorab deutlich reduzieren: Geben Sie hierzu in den Ausschlussfilter ganz rechts das Wort "Aachen" ein. Die Teilliste enthält dann nurnoch Einträge, die das Wort "Aachen" nicht enthalten und mit großer Sicherheit nicht zu Ihrer Einrichtung gehören. Die Bearbeitung dieser Einträge können Sie nun über den Button "Alle abhaken" in einem Schritt abschließen - dies kann einige Augenblicke dauern. Ggf. bleiben unten einige Einträge zurück, die nur Namen enthalten - auf diese kommen wir an späterer Stelle zurück. Leeren Sie nun den Ausschlussfilter, um die verbleibenden Einträge zu bearbeiten.
Die restliche Liste können Sie nun direkt oder mithilfe weitere Filter bearbeiten. Wenn eine Affiliationen zu Ihrer Einrichtung gehört wählen Sie rechts den Button Ihrer Einrichtung oder der jeweiligen Teileinrichtung aus und ziehen Sie diesen herüber. Teileinrichtungen müssen aus technischen Gründen direkt den jeweiligen Autoren und Autorinnen zugeordnet werden. Bitte machen Sie die Zuordnung möglichst präzise. Bei Zuordnung einer Teileinrichtnung wird die Haupteinrichtung automatisch hinzugefügt. Bitte entfernen Sie diese nicht. Affiliationen anderer Einrichtungen können Sie direkt abhaken.
Haben Sie alle Affiliationen bearbeitet, so bleiben ggf. noch einige Sondereinträge stehen, die eine längere Namensliste enthalten - diese gehören meist zu größeren Kollaborationen oder Study Groups. Hier ordnen Sie, falls vorhanden, die zu Ihrer Einrichtung gehörigen Personen direkt zu und haken den Eintrag anschließend ab. Ist die Zuordnungsliste leer sind Sie mit der Bearbeitung fertig.
Überprüfung
Sind alle Publikationen importiert und zugeordnet, können Sie prüfen, ob alles funktioniert und das System alle Publikationen ordnungsgemäß erkannt hat.
Klicken Sie hierzu zunächst in der Navigationsleiste unter dem Reiter Publikationen auf die "Suche nach fehlenden Publikationen". Hier erhalten Sie eine (möglicherweise leere) Liste aller Publikationen, die Sie ins System importiert haben, deren Affiliationen aber alle NICHT zugeordnet wurden. Sie können die Detailansicht dieser Publikationen über die entsprechende Nummer aufrufen und prüfen, ob die Publikation nur versehentlich nicht zugeordnet wurde. In diesem Fall können Sie die Zuordnung direkt in der Detailansicht nachholen. Wurde die Publikation Ihrer Einrichtung zurecht nicht zugeordnet und nur versehentlich importiert, können Sie die Publikation über das "X"-Symbol auf der rechten Seite aus der Prüfliste entfernen. Gelegentlich kann es auch vorkommen, dass z.B. ein Datenqualitätsproblem vorliegt und die Publikation aus diesem Grund nicht zugeordnet werden konnte. Bitte geben Sie uns in diesem Fall unter Nennung der sechsstelligen EVALuna-ID über forschungsdekanat-evaluna@ukaachen.de Bescheid.
Unter dem Reiter "Publikationen / Gesamt" finden Sie einen Publikationsbaum und können über verschiedene Ansichten prüfen, ob alle Ihre Publikationen im System vorliegen. Sollten Sie eine Publikation vermissen, so kann es sein, dass Sie bereits für das Folgejahr gelistet wurde - dies kann insbesondere vorkommen, wenn sie noch als "Early Access"-Publikationen geführt wird oder bisher nur online erschienen ist.
Möchten Sie nur die Publikationen einer Untereinrichtung prüfen, so können Sie dies unter "Publikationen / Filtern" tun. Wählen Sie dazu den entsprechenden Jahresbereich und die Einrichtung aus und klicken Sie anschließend auf "Suchen".
Weitere Publikationen
Manche Artikel sind über das Web of Science nicht zu finden oder werden dort erst mit Verzögerung gelistet. In diesem Fall oder wenn Sie z.B. wenige nachgemeldete Artikel nachtragen möchten, bietet es sich an zu prüfen, ob diese in PubMed gelistet sind. In diesem Fall können Sie den PubMed-Import unter "Import / PubMed" verwenden. Sie können hier direkt nach dem Titel der Publikation suchen - finden die Publikation aber in der Regel besser, wenn Sie zur Suche direkt die PubMed-ID (PMID) verwenden. Diese können Sie über https://pubmed.ncbi.nlm.nih.gov/ leicht recherchieren, falls die Publikation in PubMed gelistet ist. Sie kann auch verwendet werden, falls es nicht gelingt die Publikation über den Titel zu importieren.
Über den PubMed-Import können Sie die Publikationen jeweils nur einzeln importieren. Anschließend läuft der Prozess der Zuordnung genau so ab, wie beim Import aus dem Web of Science. Sie können die Zuordnung auch in der Detailansicht erledigen. Rufen Sie in diesem Fall im Anschluss die Zuordnungsliste einmal auf und klicken Sie auf "Alle abhaken", um den Prozess abzuschließen und veraltete Einträge zu vermeiden.
Einige Publikationen sind weder im Web of Science noch in PubMed zu finden. Dies betrifft z.B. häufig Artikel in deutschsprachigen Journalen und insbesondere Buchpublikationen. Diese Publikationen können und müssen nicht in EVALuna eingetragen werden, sollten aber stattdessen in RWTH Publications eingetragen werden. Publikationen die in EVALuna erfasst wurden, werden automatisch nach RWTH Publications übertragen und müssen dort nicht mehr eingetragen werden.
In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass eine Publikation im Web of Science gelistet sein sollte, da sie in einem Journal mit Impact Faktor bereits in Print erschienen ist, aber dort trotzdem nicht zu finden ist. Wenden Sie sich in solchen oder ähnlichen Fällen und bei weiteren Fragen gern jederzeit über forschungsdekanat-evaluna@ukaachen.de an das Forschungsdekanat der Medizinischen Fakultät.