FAQ zum elektronischen Laborbuch
Inhalt
An wen kann ich mich bei Fragen und Problemen wenden?
Kann ich Daten aus der Forschung mit Humanproben im elektronischen Laborbuch speichern?
Kann ich mit anderen Usern zusammenarbeiten, die sich nicht in meiner Arbeitsgruppe befinden?
Warum sollte man ein elektronisches Laborbuch verwenden?
Welche Daten und Datenmengen können ins elektronische Laborbuch?
Welche Datenformate werden vom elektronischen Laborbuch unterstützt?
Wer kann das eLabJournal nutzen?
Wer kann meine Daten sehen oder auf Sie zugreifen?
Aller Anfang ist schwer...
Die Umstellung der Labordokumentation auf ein elektronischen System ist natürlich mit einigem initialen Aufwand verbunden. Besonders zu Beginn der Nutzung des elektronischen Laborbuchs ist es sinnvoll sich Gedanken darüber zu machen, welche Arbeitseinheiten sinnvoll als eigene Gruppe im elektronischen Laborbuch abgebildet werden sollten und wie die Arbeit in den Gruppen sinnvoll organisiert werden kann, um eine möglichst einheitliche und übersichtliche Arbeit zu ermöglichen. Für Neustartende gibt es in der Dokumentation einen Quick Start Guide und einige Best Practices.
Zu initialen Überlegungen kann z.B. gehören:
- Was ist in der Gruppe ein Projekt? Was eine Studie und was ein Experiment?
- Sind Benennungskonventionen sinnvoll und wenn ja wo?
- Welche Mindestanforderungen an die Dokumentation (insbesonderer geteilter Ressourcen) gibt es?
- Wer benötigt welche Rechte? Wer soll was sehen, kommentieren, editieren können?
- Welche Add-Ons gibt es im Marketplace und welche sind für die eigene Arbeit nützlich?
- Sollen Probenstandorte (Freezer etc.) mitgepflegt werden und falls ja, wie präzise?
An wen kann ich mich bei Fragen und Problemen wenden?
Bei Fragen oder Problemen rund um das eLabJournal, die sich nicht über die Dokumentation oder die hier gegebenen Antworten lösen lassen, können Sie sich - wie auch bei Lizenzanfragen - jederzeit an das Forschungsdekanat wenden via forschungsdekanat-elabjournal@ukaachen.de. Besonders bei Fragen technischer Natur oder bei ausfallender Funktionalität, können Sie sich auch jederzeit direkt an den Herstellersupport wenden via support@elabnext.com.
Ich habe mein Passwort für das eLabJournal vergessen oder kann mich nicht mehr einloggen. Was kann ich tun?
Der Zugang zum eLabJournal ist über einen SSO-Mechanismus geregelt. Um sich im elektronsichen Laborbuch einloggen zu können, benötigen Sie eine @ukaachen.de-Mailadresse und Ihr zugehöriges Passwort - es muss kein separates Passwort zu diesem Zweck gesetzt werden, sondern Sie loggen sich immer mit Ihrem Benutzernamen (E-Mailadresse ohne "@ukaachen.de") und Ihrem UKA-Passwort ein.
Falls Sie sich nicht einloggen können, können Sie zunächst prüfen, ob das Problem eine der folgenden häufigen Ursachen hat:
- Prüfen Sie, ob Sie sich auf dem richtigen Server einloggen: elab.cloud.ukaachen.de. Das elektronische Laborbuch der Fakultät läuft in einer UKA-eigenen Cloud nicht auf den Servern des Herstellers eLabNext.
- Haben Sie Ihren Nutzernamen richtig angegeben (ohne "@ukaachen.de") oder kürzlich das Passwort Ihres UKA-Accounts geändert und noch das alte Passwort im Browser gespeichert?
- In seltenen Fällen kann es vorkommen, dass das Login-Problem weiterhin besteht. Wenden Sie sich in diesen Fällen am Besten per E-Mail mit einem Screenshot der Fehlermeldung an forschungsdekanat-elabjournal@ukaachen.de
Kann ich Daten aus der Forschung mit Humanproben im elektronischen Laborbuch speichern?
Eine Dokumentation der Forschung mit Proben humanen Ursprungs im ELN ist dann und nur dann erlaubt, wenn diese den doppelten Pseudonymisierungsprozess der Biobank RWTH cBMB durchlaufen haben. Eine Einlagerung der jeweiligen Proben ist dazu nicht erforderlich. Zu den Proben assoziierte personenbezogene Daten der Spendenden dürfen nicht im ELN dokumentiert werden.
Eine Beschreibung des Prozesses finden Sie im elektronischen Laborbuch.
Kann ich mit anderen Usern zusammenarbeiten, die sich nicht in meiner Arbeitsgruppe befinden?
Gruppenübergreifende Zusammenarbeit ist im eLabJournal durch das Erstellen sogenannter Projektgruppen möglich.
Mobile Endgeräte und Scanner
Hinsichtlich der Verfügbarkeit verhält sich ein elektronisches Laborbuch anders als das papiergebundene. Einerseits ist in der Laborumgebung nicht immer ein Rechner verfügbar, um Eintragungen direkt vorzunehmen. Andererseits ist das ELN standortunabhängig über den Browser erreichbar.
Insbesondere ist auch eine Nutzung über Tablets oder Mobiltelefone möglich - hier zu steht auch eine App für Android- und iOS-Systeme zur Verfügung. Darüber hinaus können beispielsweise auch Scanner eingesetzt werden, um Dokumentationsarbeit zu erleichtern. Hierzu stehen einige Add-Ons im Marketplace zur Verfügung.
Warum sollte man ein elektronisches Laborbuch verwenden?
Die Einführung eines elektronischen Laborbuchs ist zunächst einmal mit Kosten und etwas initialem Aufwand verbunden. Trotzdem gibt es eine Vielzahl von Vorteilen bei der Nutzung eines elektronsichen Laborbuchs gegenüber der Führung herkömmlicher papiergebundener Laborbücher. Dazu gehören unter Anderem:
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit in der Laborarbeit (Audit Trail und Zeitstempel, Durchsuchbarkeit, …)
- Unterstützt Standardisierung und Zusammenarbeit (Teilbare Protokolle und Vorlagen, elektr. Signatur, Kommentierung…)
- Sicherheit (Backups, Rechtemanagement, SSO-Zugang,…)
- Einfachheit (Intuitive browsergestützt Oberfläche, Softwareintegration (insb. MS-Office), kompatibel mit Mobilgeräten und Scannern, Supportunterstützung, Verlinkbarkeit und Verarbeitbarkeit größerer Datenmengen…)
- Kein „Medienbruch“ bei Auswertung und Dokumentation
- und viele mehr…
Darüber hinaus ist die Nutzung von elektronischen Laborbüchern in Zukunft voraussichtlich lege artis, so dass ein rechtzeitiger Wechsel auch sinnvoll ist, um die zukünftige Antragsfähigkeit zu sichern.
Welche Daten und Datenmengen können ins elektronische Laborbuch?
Daten können im ELN in einer Vielzahl von Formaten abgelegt werden - z.B. direkt in Experimenten, mit Samples verknüpft oder im File Storage. Mit eLabSync können sie (ähnlich wie z.B. bei Dropbox) mit einem lokalen Ordner synchronisiert werden.
Es ist aber zu betonen, dass das elektronische Laborbuch ein Tool zur Dokumentation von Laborforschung und kein Datenarchiv oder Repositorium ist. Dementsprechend ist es nicht zur Lagerung großer oder diverser Daten gedacht und sollte auch entsprechend verwendet werden.
Bei größeren Dateien (z.B.) Bilddateien oder Datenmengen sollten andere Dienste (z.B. Coscine) verwendet werden und die Dateien im Laborbuch verlinkt werden.
Welche Datenformate werden vom elektronischen Laborbuch unterstützt?
Das elektronische Laborbuch unterstützt eine Vielzahl von Dateiformaten.
Für die gängen MS Office-Produkte Word, Excel und Powerpoint besteht eine umfassende Integration, so dass entsprechende Dateien direkt im elektronischen Laborbuch bearbeitet werden können und eine vollständige Historie mit Audit Trail der Bearbeitung vorliegt.
Um auch andere Dateitypen - beispielsweise Skripts zur Datenauswertung - direkt im elektronischen Laborbuch zu bearbeiten, können Sie das Add-On eLabWebEdit verwenden.
Wer braucht eine Lizenz?
Jede Person die das eLabJournal aktiv nutzt benötigt eine Lizenz - auch wenn z.B. nur ein Lesezugriff benötigt wird und unabhängig vom Status der Person.
Allerdings sind die Lizenzen nicht personengebunden, sondern die Lizenzen, über die eine Gruppe verfügt, können frei vergeben werden. Nutzer*innen die ausgeschieden sind oder das Laborbuch über längere Zeit nicht bzw. nur sehr selektiv nutzen können blockiert werden und der Lizenzplatz wird für eine andere Person frei. Der Audit Trail bleibt dabei vollständig erhalten und die Personen können bei Bedarf wieder aktiv geschaltet werden.
Wer kann das eLabJournal nutzen?
Für den Login ist ein @ukaachen.de-Account erforderlich. Für Personen, die regulär keinen eigenen UKA-Account haben (z.B. Studierende oder externe Projektpartner), kann über den GB Personal ein „Praktikumsvertrag“ mit Account beantragt werden.
Wer kann meine Daten sehen oder auf Sie zugreifen?
Der Datenzugriff im eLabJournal wird grundsätzlich innerhalb von Gruppen oder Projektgruppen gewährt.
Die jeweiligen Gruppenadministrationen haben die Möglichkeit Mitglieder in die Gruppen einzuladen und Zugriffe/Bearbeitungsrechte über Rollen diffizil zu steuern. Scheiden Personen aus einem Projekt aus, verbleiben die im ELB gespeicherten Information in der Obhut der übergeordneten Verantwortung der Leitung der Institute und Kliniken. Dieses Vorgehen entspricht der Übergabe eines papiergebundenen Laborjournals beim Verlassen der Institution.
Als zusätzliche Sicherheitsvorkehrung können Sie auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung auf persönlicher oder Gruppenebene einstellen.
Informationen zu technischen Sicherheitsvorkehrungen finden Sie auf den Webseiten des Herstellers und in der Dokumentation. Die Mitarbeitenden von eLabNext, denen im Supportfall Zugriff gewährt werden kann, unterliegen Vertraulichkeitsvereinbarungen.
Was passiert wenn Forschende ausscheiden, die Gruppe das ELN nicht mehr nutzt oder der Service eingestellt wird?
Scheiden einzelne Forschende aus Klinik/Institut oder Arbeitsgruppe aus, so können Sie durch die jeweilige Gruppenadministration blockiert werden. Alle Daten verbleiben dann im Laborbuch und können weiterhin durch alle dazu berechtigten Personen eingesehen werden - die blockierte Person hat allerdings keinen Zugriff mehr auf die Gruppe und die Daten. Dies entspricht der Praxis der Übergabe des (papiergebundenen) Laborbuchs bei Ausscheiden. (Eine Blockierung ist der Löschung vorzuziehen, da so alle Verknüpfungen innerhalb des Laborbuchs erhalten bleiben.)
Für den Fall, dass Betrieb oder Nutzung des elektronischen Laborbuchs ganz eingestellt werden, besteht die Möglichkeit die Arbeiten auf unterschiedlichen Niveaustufen (Experiment, Study, Project) und in unterschiedlichen Formaten zu exportieren. So können Sie bei Bedarf auch in eine Papierversion überführt werden.